Quy định thời gian Lưu trữ chứng từ kế toán | Kiểm toán AS

Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng. Chứng từ kế toán không chỉ phục vụ cho công việc ghi chép, cung cấp thông tin quản lý điều hành trong doanh nghiệp mà còn là yêu cầu bắt buộc phải có để cung cấp cho các cơ quan nhà nước.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán sẽ tuỳ thuộc theo từng loại chứng từ và tương ứng với các mốc thời gian lưu trữ.

Có ba loại thời hạn lưu trữ như sau:

  • Tối thiểu 5 năm,
  • Tối thiểu 10 năm,
  • Lưu vĩnh viễn.

Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm, gồm:

  • Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
  • Tài liệu kế toán dùng cho quản lý điều hành của đơn vị kế toán, tài liệu hỗ trợ hạch toán kế toán nhưng không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Trường hợp tài liệu kế toán có quy định phải lưu trữ trên 5 năm theo luật chuyên ngành thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:

  • Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán.
  • Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo đánh giá tài sản.
  • Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.
  • Tài liệu liên quan tại đơn vị như: Hồ sơ thanh tra, kiểm tra theo pháp luật hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước.
  • Trường hợp tài liệu kế toán có quy định phải lưu trữ trên 10 năm theo luật chuyên ngành thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn, gồm:

  • Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm, đã được Quốc hội phê chuẩn.
  • Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn.
  • Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia.
  • Tài liệu kế toán khác, có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh quốc phòng.

Tóm lại, một doanh nghiệp thông thường không có đặc biệt về ngành nghề và vốn không liên quan đến nhà nước thì cần nhớ hai ý chính:

Một, Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời hạn lưu trữ là 5 năm.

Hai, Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và các báo cáo bắt buộc phải nộp nhà nước thì thời hạn lưu trữ là 10 năm.

phone
chat zalo chat facebook