Hiện tại toàn bộ 63 tỉnh thành đã triển khai áp dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021. Trong quá trình sử dụng sẽ khó tránh khỏi sai sót về việc lập và sử dụng hoá đơn điện tử. Hôm nay hãy cùng Kiểm toán AS tìm hiểu về cách xử lý hoá đơn điện tử sai sót trong từng trường hợp cụ thể.
04 TRƯỜNG HỢP SAI SÓT VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ CÁCH XỬ LÝ NHƯ SAU
Thông thường sẽ có 04 trường hợp sai sót và cách xử lý cho mỗi trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế viết sai, chưa gửi cho khách hàng.
Quy trình xử lý:
- Bước 1: Thông báo hoá đơn điện tử sai sót cho cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT sau đó cơ quan Thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.
- Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới, gửi cho cơ quan Thuế cấp mã mới (Đối với trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã cơ quan Thuế).
- Bước 3: Gửi lại hoá đơn điện tử ĐÚNG cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế viết sai, đã gửi cho khách hàng.
Trong trường hợp này có 3 nội dung sai sót của hóa đơn, và mỗi nội dung sẽ cách xử lý khác nhau
Nội dung 1: Sai sót thông tin: Tên, địa chỉ người mua (các nội dung khác không sai)
Quy trình xử lý:
- Bước 1: Thông báo thông tin hóa đơn sai sót cho người mua
- Bước 2: Thông báo hoá đơn điện tử sai sót cho cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử
- Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan Thuế về sai sót.
Nội dung 2: Sai sót thông tin: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Quy trình xử lý:
Bước 1: Người mua, người bán lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót
Bước 2: Lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoặc hoá đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót:
- Hoá đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ ” Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số …. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm…….”
- Hoá đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số …. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm…….”
Sau đó ký và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã
Bước 3: Gửi lại hóa đơn ĐÚNG cho người mua
Nội dung 3: Đối với ngành hàng không
Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin” Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn mẫu số…. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm…….”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử sai sót
- Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế.
- Bước 2: Người bán lập thông báo hoá đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử.
- Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua.
Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Nghị định 51 năm 2010, Thông tư 32 năm 2011, Thông tư 39 năm 2014 sai sót khi đã chuyển đổi sang hoá đơn điện tử theo NĐ 123 năm 2020 và Thông tư 78.
Quy trình xử lý:
- Bước 1: Người mua, người bán lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót
- Bước 2: Người bán thông báo hoá đơn điện tử sai sót cho cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-hoá đơn điện tử
- Bước 3: Người bán lập hoá đơn điện tử thay thế (hoá đơn điện tử có mã hoặc không có mã) (Lưu ý: KHÔNG LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH), hoá đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số …. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm…….”
- Bước 4: Gửi lại hoá đơn điện tử thay thế cho người mua
Đây là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123, Thông tư 78 mới nhất 2022 của Kiểm toán AS, hi vọng qua bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các bước xử lý hóa đơn điện tử sai sót.
